Pickware AI Agents: controles en rapporten draaien op de achtergrond

Pickware heeft zijn voorraadbeheer uitgebreid met kunstmatige intelligentie. Pickware AI is vast ingebouwd in het ERP en WMS voor Shopware en Shopify en werkt met de gegevens die daar toch al aanwezig zijn: bestellingen, voorraden, opslaglocaties, leveranciers, klanten en omzetten. Ter verduidelijking: een ERP (Enterprise Resource Planning) is de software voor het voorraadbeheer, dus voor bestellingen, voorraden en inkoop. Een WMS (Warehouse Management System) stuurt de processen in het magazijn aan.

Pickware noemt drie manieren om deze AI te gebruiken: de AI Chat in de administratie, een MCP-server waarmee bijvoorbeeld Claude of ChatGPT verbinding kunnen maken met de Pickware-gegevens, en de AI Agents die op de achtergrond draaien. In dit artikel gaat het om de Agents. Zij zijn de nieuwste van de drie bouwstenen.

De AI Chat: vragen in eigen woorden

In de AI Chat vraagt u Pickware direct in het ERP, net zoals u een collega zou vragen. Hoeveel bestellingen staan open, hoe verandert de marge wanneer een leverancier de inkoopprijzen verhoogt, welke klanten hebben achterstallige facturen. Het antwoord komt uit de shopgegevens, zonder dat er vooraf iets geëxporteerd of in een tabel bij elkaar opgeteld hoeft te worden. Ook taken zoals een retour, een omruiling of een aanmaningsronde kunnen in de chat worden gestart. Schrijvende acties van dit soort zijn vanaf het Advanced-abonnement inbegrepen.

Wat zijn Pickware AI Agents?

De chat reageert wanneer u hem aanspreekt. Een agent werkt daarentegen uit zichzelf. Hij start volgens een schema of bij een gebeurtenis in de shop, controleert de gegevens en legt het resultaat als bericht in een inbox, een gedeelde berichteninbox in de administratie. Daarmee zijn agents geschikt voor controles en rapporten die steeds opnieuw voorkomen, zoals een dagelijkse magazijnbriefing of een controle van de stamgegevens.

Een run kan afhankelijk van de taak en de hoeveelheid gegevens 20 minuten of langer duren. Het schema moet daarom zo liggen dat het resultaat vóór aanvang van de werkdag in de inbox staat.

Zo legt u een agent aan

Een agent maakt u in de chat. U beschrijft in eigen woorden wat hij moet overnemen, bijvoorbeeld: elke werkdag om 6:30 uur controleren welke artikelen oververkocht zijn en alleen dan een bericht sturen als er zulke artikelen zijn. Ontbreekt een belangrijke opgave, dan vraagt de chat ernaar. Het ontwerp toont hij als kaart „Agentdefinitie" met taak, trigger en instellingen, die u bevestigt of in de chat wijzigt. Wie niet bij nul wil beginnen, start met een sjabloon zoals de AI-magazijnmanager. De agents vindt u in de administratie in het menu onder „Agents".

Heel belangrijk: een agent kan tijdens een run niet navragen. Alles wat hij nodig heeft, hoort in de taak thuis, dus welke gegevens hij moet controleren en vanaf welke waarde iets als opvallend geldt.

Wanneer een agent start

• Schema: bijvoorbeeld dagelijks om 7 uur of elke maandag.

• Gebeurtenis in de shop: bijvoorbeeld wanneer een goederenontvangst is afgesloten of een bestelling is verzonden. Welke gebeurtenissen beschikbaar zijn, hangt af van de geïnstalleerde uitbreidingen.

• Handmatig: via „Uitvoeren" op de detailpagina start u direct een run.

Een trigger van het type „een grenswaarde is onderschreden" bestaat niet. Dergelijke gevallen lost u op met een schema en een controle in de taak, bijvoorbeeld elke ochtend controleren of een product onder 20% marge ligt.

1. Trigger: schema, gebeurtenis in de shop of handmatige start

2. Controle: de agent evalueert de gegevens aan de hand van de grenswaarden uit zijn taak

3. Inbox: het resultaat staat als bericht in de gedeelde inbox

4. Beslissing: u controleert het voorstel en voert het uit. De agent zelf wijzigt geen gegevens.

Waar u op moet letten

Een agent wijzigt bij zijn runs geen gegevens. Hij evalueert en doet voorstellen, de uitvoering blijft bij u, in de administratie of in de chat bij het betreffende bericht. E-mails aan klanten of leveranciers verstuurt hij niet, maar een tekstvoorstel daarvoor kan hij wel voorbereiden.

Omdat een agent gebaseerd is op een AI-taalmodel, kunnen twee runs van dezelfde taak verschillend uitvallen en cijfers onnauwkeurig zijn. Kritische waarden moet u daarom in de administratie controleren voordat u daarnaar handelt. Grenswaarden geeft u concreet op: „onder 25% marge" is bruikbaar, „te lage marge" is dat niet.

Beschikbaarheid in de abonnementen

Tot 31-12-2026 kunnen agents in alle Pickware-abonnementen en in de testfase worden gebruikt. Daarna zijn ze vanaf het Advanced-abonnement inbegrepen, de volledige functie-omvang is beschikbaar vanaf het Professional-abonnement.

Onze aanbeveling:

Tot het einde van het jaar kost uitproberen niets extra. Wij zouden beginnen met één enkele agent die een rapport levert dat vandaag iemand handmatig samenstelt, en de eerste resultaten een week lang naast de cijfers in de administratie houden. Pas wanneer de berichten betrouwbaar zijn, loont de volgende agent.

Pickware verbindt met de plug-in „Pickware ERP, WMS en POS" voorraadbeheer, magazijnlogistiek en kassasysteem in één Shopware-installatie. Bij de invoering begeleiden wij u met onze Pickware-advies en -planning, van de procesanalyse tot de training van uw team.