Contractbeheer voor Shopware 6: contracten direct in de shop aanmaken, beheren en digitaal laten accepteren

Contracten horen bij de dagelijkse gang van zaken in e-commerce – het beheer vaak niet. Algemene voorwaarden, verwerkersovereenkomsten, onderhoudsafspraken of leasingvoorwaarden: in de meeste Shopware-shops worden contracten per e-mail verstuurd, in mappenstructuren opgeslagen en handmatig opgevolgd. Dat kost tijd, is foutgevoelig en bij geschillen nauwelijks controleerbaar.

Met onze nieuwe plugin Contractbeheer voor Shopware 6 brengt u het volledige contractproces direct in uw Shopware-administratie – van het aanmaken via de klanttoewijzing tot de digitale acceptatie in het klantaccount. Zonder externe tools, zonder mediabreuk.

In dit artikel leest u wat de plugin kan, voor wie deze geschikt is en hoe u deze in de praktijk inzet.

Kort samengevat: De plugin Contractbeheer maakt het mogelijk om contracten direct in de Shopware-admin aan te maken, als pdf beschikbaar te stellen en klanten digitaal in het klantaccount te laten accepteren – inclusief revisiebeheer, individuele klanttoewijzing en interne medewerkerscontracten.

Het probleem: contractbeheer zonder systeem

Wie een webshop beheert, werkt regelmatig met contracten. In het B2B-segment horen verwerkersovereenkomsten (VWO), technische en organisatorische maatregelen (TOM), service- en onderhoudscontracten of leasingovereenkomsten tot de dagelijkse praktijk. In het B2C-segment zijn geactualiseerde algemene voorwaarden, bijzondere gebruiksvoorwaarden of lidmaatschapscontracten relevant.

In de praktijk ontstaan daarbij telkens dezelfde problemen:

Deze problemen betreffen niet alleen grote B2B-shops. Ook kleinere shops die regelmatig hun algemene voorwaarden actualiseren of speciale gebruiksvoorwaarden moeten communiceren, lopen snel tegen de grenzen van handmatige processen aan.

De oplossing: contractbeheer direct in Shopware 6

De plugin Contractbeheer van SYNERGY NETWORKS breidt de Shopware-administratie uit met een volledige contractbeheermodule. Via het nieuwe menu-item Inhoud → Contractbeheer maakt, beheert en publiceert u contracten – direct in de vertrouwde Shopware-admin.

Uw klanten zien de aan hen toegewezen contracten transparant in het klantaccount. Daar kunnen ze de contracttekst inzien, het document als pdf downloaden en – indien door de shopbeheerder geconfigureerd – het contract digitaal accepteren. De plugin registreert automatisch het acceptatietijdstip, de contractversie en de bijbehorende klantinformatie.

Functies in een oogopslag

Vrij definieerbare contracttypes

De contracttypes worden in de pluginconfiguratie vastgelegd en zijn volledig vrij definieerbaar. Typische toepassingen:

Meerdere contracttypes worden in de configuratie eenvoudig gescheiden door een puntkomma aangemaakt. De beschikbare types staan vervolgens bij het aanmaken van een contract als keuze ter beschikking.

Digitale acceptatie in het klantaccount

Klanten zien hun toegewezen contracten in een eigen menu-item „Contracten" in het klantaccount. Daar worden de contracttitel, de huidige revisie, de status (geaccepteerd / niet geaccepteerd) en het tijdstip van de laatste weergave getoond. Afhankelijk van de configuratie moet de klant het contract actief bevestigen – met een klik op „Accepteren".

De plugin documenteert bij elke acceptatie: het tijdstip, de contractversie, het klantnummer en de bijbehorende klantgegevens. In de Shopware-administratie wordt onder Inhoud → Geaccepteerde contracten een volledig overzicht van alle geaccepteerde contracten getoond.

Revisiebeheer

Contractwijzigingen zijn in de zakelijke praktijk onvermijdelijk. De plugin brengt dit proces in kaart via revisies:

1. De beheerder voert wijzigingen door in de contracttekst en beschrijft de wijzigingen in steekwoorden.
2. Via „Nu nieuwe revisie aanmaken" wordt de geactualiseerde versie gepubliceerd.
3. Na publicatie kan een revisie niet meer worden gewijzigd of verwijderd – dat garandeert de controleerbare documentatie.
4. Klanten worden in het klantaccount automatisch gewezen op de gewijzigde versie en moeten deze opnieuw accepteren.

Belangrijk: De revisiefunctie moet bij het aanmaken van een contract worden geactiveerd. Deze instelling kan achteraf niet meer worden gewijzigd – dat is bewust zo ontworpen om de consistentie en rechtszekerheid van het contractproces te waarborgen.

Individuele klanttoewijzing

Standaard ontvangen alle shopklanten een aangemaakt contract. Via de functie „Speciale klanttoewijzing" kunnen contracten gericht aan individuele klanten worden toegewezen. Dat is vooral relevant voor B2B-shops, waarin niet alle klanten dezelfde contractvoorwaarden ontvangen.

De klantselectie verloopt via een handig overzicht met filterfuncties (klantnummer, naam, bedrijf). De toewijzing wordt na het opslaan direct van kracht.

Pdf-generatie met branding

Elk contract kan als professioneel pdf-document worden uitgegeven. De pdf-configuratie omvat:

• Lay-out: paginaoriëntatie (portret), formaat (A4), optionele kop-/voettekst, paginanummering
• Branding: bedrijfslogo, bedrijfsnaam, adres, telefoon, e-mail, website
• Bedrijfsgegevens: fiscaal nummer, belastingdienst, btw-nummer, bankgegevens (IBAN/BIC), directeur
• Bestandsnamen: optioneel voor- en achtervoegsel voor de bestandsnaam van de gegenereerde pdf

Daarnaast biedt de plugin twee plaatshouderfuncties: SYN_Date plaatst automatisch de huidige datum in het formaat dd.mm.jjjj. SYN_User voegt de klantgegevens (naam, bedrijf, factuuradres) automatisch in de contracttekst in.

Opmerking over de pdf-voorbeeldweergave: Plaatshouders zoals SYN_User worden in de admin-voorbeeldweergave niet opgelost, omdat op dat moment geen concrete ontvanger is toegewezen. De oplossing vindt pas plaats in het klantaccount, zodra het contract aan een persoon is toegewezen.

Interne contracten voor medewerkers

Naast klantcontracten ondersteunt de plugin ook contracten met systeemgebruikers. Medewerkerscontracten, interne richtlijnen of afspraken kunnen direct in de Shopware-admin worden beheerd en gericht aan individuele medewerkers worden toegewezen. Deze contracten verschijnen niet in het klantaccount van de shop, maar in het admin-dashboard van de toegewezen medewerkers.

Via een rollenconcept sturen beheerders de rechten:

De plugin breidt het gebruikersbeheer bovendien uit met adresvelden (straat, postcode, stad), die via de plaatshouder SYN_User automatisch in medewerkerscontracten worden overgenomen.

Voor wie is de plugin geschikt?

B2B-shops

De belangrijkste doelgroep: B2B-shopbeheerders die regelmatig contracten met zakelijke klanten afsluiten. VWO, TOM, onderhoudscontracten en individuele afspraken laten zich centraal beheren en gericht aan individuele zakelijke klanten toewijzen. De controleerbare documentatie zorgt voor rechtszekerheid bij contractwijzigingen.

B2C-shops

Ook B2C-shops profiteren van de plugin – bijvoorbeeld bij het digitaal beschikbaar stellen van geactualiseerde algemene voorwaarden. Wanneer de voorwaarden wijzigen, kunnen shopbeheerders de nieuwe algemene voorwaarden als contract aanmaken en door hun klanten digitaal laten bevestigen. De acceptatie wordt gedocumenteerd, de wijzigingen ten opzichte van de vorige versie transparant weergegeven.

Shops met interne contractbehoefte

Bedrijven die ook medewerkerscontracten, privacyrichtlijnen of interne afspraken centraal willen beheren, kunnen de functie voor systeemgebruikerscontracten inzetten – alles binnen de bestaande Shopware-infrastructuur.

Praktijkvoorbeeld: update algemene voorwaarden voor een B2C-shop
Een webshop actualiseert zijn algemene voorwaarden vanwege gewijzigde herroepingsvoorwaarden. In plaats van een massamail te versturen en te hopen dat klanten de wijziging opmerken, maakt de shopbeheerder de nieuwe algemene voorwaarden als contract in de plugin aan, maakt een revisie met de omschrijving „Herroepingsinformatie geactualiseerd" en publiceert deze. Alle klanten zien bij de volgende aanmelding in het klantaccount de melding over de gewijzigde algemene voorwaarden en kunnen deze digitaal bevestigen. De shopbeheerder beschikt over een volledige, van tijdstempel voorziene documentatie van alle acceptaties.

Installatie en inrichting: stap voor stap

Stap 1: plugin installeren

1. Open Uitbreidingen → Mijn uitbreidingen in de Shopware-administratie.
2. Installeer of werk de plugin Contractbeheer bij.
3. Activeer de plugin.
4. Leeg de cache volledig en laad de administratiepagina opnieuw.

Stap 2: basisinstellingen configureren

Onder Uitbreidingen → Mijn uitbreidingen → Contractbeheer configureert u:

• Verkoopkanaal: voor welk Sales Channel de configuratie moet gelden
• Contracttypes: uw types gescheiden door een puntkomma (bijv. Algemene voorwaarden;VWO;Onderhoudscontract;Leasing)
• Standaard-Sales-Channel voor pdf: het kanaal dat voor de pdf-generatie wordt gebruikt
• Logging: optioneel – maakt interne logboekvermeldingen voor contractacties aan

Stap 3: eerste contract aanmaken

Via Inhoud → Contractbeheer → Nieuw contract aanmaken maakt u een contract aan. Daarbij kiest u:

• Titel en type van het contract
• Contract met shopklanten: of het contract in het klantaccount wordt weergegeven
• Accepteren vereist: of klanten het contract actief moeten bevestigen
• Revisies activeren: of contractwijzigingen via revisies worden gedocumenteerd
• Speciale klanttoewijzing: of alleen bepaalde klanten het contract zien

Belangrijk: De admin-instellingen (contract met shopklanten, accepteren vereist, revisies, klanttoewijzing) kunnen na het aanmaken van het contract niet meer worden gewijzigd. Deze bewuste beperking zorgt ervoor dat contractprocessen consistent en rechtszeker blijven. Als een andere configuratie nodig is, moet een nieuw contract worden aangemaakt.

Stap 4: contracttekst en pdf configureren

Voer de contracttekst in via de geïntegreerde editor en configureer de pdf-instellingen met logo, lay-out en bedrijfsgegevens. Bij meertalige shops moet de contracttekst voor elke taal eenmaal afzonderlijk worden opgeslagen.

Stap 5: publiceren

Bij geactiveerde revisies wordt het contract door een klik op „Nu nieuwe revisie aanmaken" zichtbaar in het klantaccount. Zonder revisies is het contract direct na activering beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Wat is de plugin Contractbeheer voor Shopware 6?

De plugin Contractbeheer is een uitbreiding voor Shopware 6 waarmee shopbeheerders contracten direct in de Shopware-administratie kunnen aanmaken, beheren en digitaal aan hun klanten in het klantaccount beschikbaar kunnen stellen. Klanten kunnen contracten daar inzien, als pdf downloaden en digitaal accepteren. De plugin documenteert acceptatietijdstippen, versies en klantinformatie op een controleerbare manier.

Voor welke contracttypes is de plugin geschikt?

De plugin ondersteunt vrij definieerbare contracttypes. Typische toepassingen zijn algemene voorwaarden, VWO (verwerkersovereenkomst), TOM (technische en organisatorische maatregelen), onderhoudscontracten, leasingcontracten, lidmaatschapscontracten en interne medewerkersafspraken. De contracttypes worden in de pluginconfiguratie gescheiden door een puntkomma aangemaakt.

Is de plugin ook geschikt voor B2C-shops?

Ja. Hoewel de plugin vooral voor B2B-shops is ontwikkeld, profiteren ook B2C-shops ervan – bijvoorbeeld bij het digitaal beschikbaar stellen en bevestigen van geactualiseerde algemene voorwaarden of bijzondere gebruiksvoorwaarden. De acceptatie wordt op een controleerbare manier gedocumenteerd.

Kunnen contracten alleen aan bepaalde klanten worden toegewezen?

Ja. Via de functie „Speciale klanttoewijzing" kunnen contracten gericht aan individuele klanten worden toegewezen. Zonder deze optie ontvangen standaard alle shopklanten het contract. De selectie verloopt via een filterbaar klantoverzicht in de administratie.

Wat gebeurt er bij contractwijzigingen?

Wijzigingen worden in kaart gebracht via het revisiebeheer. De beheerder maakt een nieuwe revisie aan met een beschrijving van de wijzigingen. Klanten worden in het klantaccount automatisch gewezen op de gewijzigde versie en moeten deze opnieuw accepteren. Gepubliceerde revisies kunnen niet achteraf worden gewijzigd, wat de controleerbare documentatie waarborgt.

Kunnen ook interne medewerkerscontracten worden beheerd?

Ja. De plugin ondersteunt contracten met systeemgebruikers. Deze verschijnen niet in het klantaccount van de shop, maar in het admin-dashboard van de toegewezen medewerkers. Via een rollensysteem (SynCmViewer voor alleen-lezen en SynCmEditor voor bewerken) worden de rechten gestuurd.

Hoe wordt het contract als pdf uitgegeven?

De plugin genereert pdf's met individuele instellingen voor logo, lay-out, bedrijfsgegevens en paginanummering. Plaatshouders zoals SYN_Date (huidige datum) en SYN_User (klantgegevens zoals naam, bedrijf, factuuradres) worden automatisch ingevoegd. De pdf-configuratie verloopt per contract in de Shopware-administratie.

Is de plugin meertalig?

Ja. Contractteksten kunnen voor elke in de shop actieve taal afzonderlijk worden opgeslagen. Is voor een taal geen tekst opgeslagen, dan wordt automatisch de tekst van de brontaal (bijv. Duits) weergegeven. De contracttekst moet desondanks per taal eenmaal worden opgeslagen, zodat Shopware de vertaling als volledig herkent.

Waarom kunnen bepaalde instellingen achteraf niet worden gewijzigd?

Instellingen zoals „Contract met shopklanten", „Accepteren vereist", „Revisies activeren" en „Speciale klanttoewijzing" worden bij het aanmaken vastgelegd en zijn daarna niet meer wijzigbaar. Dit zorgt ervoor dat contractprocessen consistent, traceerbaar en rechtszeker blijven. Is een andere configuratie nodig, dan moet een nieuw contract worden aangemaakt.

Documentatie en support

Een volledige stapsgewijze documentatie met screenshots en uitgebreide FAQ vindt u in onze kennisbank:

→ Documentatie Contractbeheer openen

Voor individuele aanpassingswensen of technische vragen staan wij als Shopware Extension Partner sinds 2014 graag tot uw beschikking:

• E-mail: sales@synergy-networks.de
• Telefoon: 0345 96 39 78 0
• Website: www.synergy-networks.de